La production de la facturation conduit souvent à une série complexe d’étapes, parfois lentes, risquant d’entraîner des erreurs et constituant plus souvent une source de problèmes.
Identifions 3 problèmes majeurs auxquels les équipes chargées du processus de facturation sont régulièrement confrontées.
1. Les erreurs humaines de facturation
Dans les entreprises, on reçoit régulièrement des factures similaires (chaque fournisseur a son propre format et chaque facture comporte différentes mentions obligatoires). Certaines de ces factures contiennent de nombreuses lignes qui doivent être vérifiées et saisies.
Les erreurs de saisie de données ou de calcul sont des problèmes courants liés à la production de factures qui peuvent entraîner des factures incorrectes.
Ces erreurs peuvent inclure des fautes de saisie de quantités, de prix, de taxes ou de remises, qui peuvent avoir un impact négatif sur la précision et l’intégrité des factures. Les entreprises doivent mettre en place des processus de vérification pour s’assurer que les données sont correctes avant l’envoi des factures aux clients. L’utilisation de logiciels de facturation automatisés aide majoritairement à minimiser ces erreurs.
Néanmoins, certaines étapes en amont de ces logiciels ne sont pas toujours compatibles pour faciliter la collecte des informations nécessaires comme identifier les quantités à facturer ou appliquer le bon prix convenu. Ces informations doivent être fiables, contrôlées, auditables, et dans un format attendu dans le cas d’une présence d’un outil de facturation classique du marché.
Plus vous laissez du travail aux systèmes informatiques, moins vous risquez de rencontrer des problèmes de traitement manuel.
2. Les retards dans la production de la facturation
Les retards dans la production des factures sont souvent causés par des processus de facturation inefficaces ou des manques de communication en interne.
Les processus manuels peuvent être particulièrement sujets à des retards, en raison des dépendances des tâches et de la difficulté à suivre l’avancement de chaque étape. Les problèmes de communication interne tels que le manque de clarté sur les responsabilités ou les calendriers, peuvent également causer des retards dans la production de factures.
Les entreprises peuvent améliorer leur processus de facturation en automatisant les tâches répétitives, en clarifiant les responsabilités et les calendriers, et en mettant en place des outils de suivi pour s’assurer que chaque étape est terminée en temps voulu.
Un exemple courant et peu visible est le traitement des rejets que nous aborderons dans un article dédié. C’est un sujet complexe et potentiellement significatif dans un manque à facturer.
3. Les litiges clients sur les factures
Les litiges clients sur les factures sont courants et peuvent résulter de factures incorrectes ou de services finalement non fournis conformément aux attentes du client. Les factures incorrectes peuvent être causées par des erreurs de saisie de données ou de calcul, tandis que les services non fournis conformément aux attentes du client peuvent être causés par une mauvaise communication ou une mauvaise compréhension des exigences et attentes du client.
Pour éviter les litiges, les entreprises doivent communiquer clairement avec leurs clients, vérifier que les factures sont exactes avant de les envoyer et offrir une procédure simple pour résoudre les problèmes. La réconciliation des montants facturés avec le contrat signé et l’information pour le client sur son détail facture sont deux points de litiges fréquents avec le client.
Seule une vision 360° des données nécessaires au cycle de facturation peut permettre de résoudre et d’apporter un processus efficient et de transparence pour l’entreprise et ses clients.
Les processus basés sur la construction manuelle de factures sont lents et largement invisibles pour les décideurs d’une entreprise. En conséquence, ce qui devrait être un moteur de valeur pour l’entreprise devient un gouffre financier qui peut facilement causer des problèmes plus importants. Avec une automatisation de votre processus de facturation, vous pouvez réduire l’impact de ces problèmes.
Les logiciels de facturation seuls n’apportent pas forcément une réponse complète à vos questions. C’est pourquoi Krialys vous aide également à évaluer l’impact sur votre organisation et à initier le changement avec des solutions complémentaires adaptées.
